Functieomschrijving secretaris hoofdbestuur

.

In aanvulling op hetgeen in de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging beschreven staat m.b.t. de verantwoordelijkheden van de secretaris, tref je onderstaand een overzicht aan van zijn belangrijkste werkzaamheden.
Het wordt aanbevolen om tijdens het uitvoeren van de functie regelmatig de bovengenoemde documenten erop na te slaan, daar hierin vaak wordt voorgeschreven op welke wijze de secretaris te werk moet gaan m.b.t. termijnen, wijze van berichtgeving, e.d.

1.  Algemeen

a. lid van het bestuur
b. deelname aan de vergaderingen bestuur (per jaar: 11 reguliere bestuursvergaderingen en 2-4 extra vergaderingen met afdelingsbesturen)
c. belangstelling tonen voor het werk van de vrijwilligers

2. Specifiek

a. Toezien op poststroom binnenkomende post via Postbus 1141, 4700 BC Roosendaal, maar steeds vaker digitaal.
b. Toezien op uitgaande poststroom met kopie naar centraal archief
c. De post ter sprake brengen binnen de bestuursvergaderingen.
Het betreft hier alleen ‘belangrijke’ post welke actie van het bestuur eist.
Leidraad hierbij is:
– alle uitnodigingen
– klachten
– beleidszaken en financiële aangelegenheden.
d. Beheren van de actielijst van de bestuursvergaderingen.
e. vastleggen vergaderruimte
f. Uitschrijven van agenda’s voor vergaderingen met bestuur en de 2 ALV’s.
g. Publiceren van belangrijke mededelingen en bestuursbesluiten op de website.

Geschatte tijdsbeslag

gemiddeld 2-4 uur per week.

Functieomschrijving voorzitter hoofdbestuur

Onderstaand een overzicht van zijn belangrijkste gewenste eigenschappen en van zijn belangrijkste werkzaamheden.

Hij/zij dient over de volgende eigenschappen te beschikken:

  • Goede communicatieve vaardigheden
  • Interesse hebben in en kennis van onze vereniging
  • Aimabele persoonlijkheid
  • Bemiddelen tussen partijen
  • Inspireren van bestuursleden

Hieronder een overzicht van de belangrijkste taken van de voorzitter.

  • Voorzitten van de bestuursvergaderingen (11 per jaar)
  • Samenstellen (samen met de secretaris) van de agenda
  • voorzitten van de Algemene Ledenvergaderingen (2 per jaar)
  • voorzitten overleg met afdelingen (2-4 per jaar)
  • lid hoofdbestuur en als zodanig aanspreekbaar zijn
  • checkt of de besluiten worden uitgevoerd
  • is medeondertekenaar van officiële stukken
  • onderhouden van contacten met derden
  • contact onderhouden met en verantwoording afleggen aan hoofdbestuur
  • representatief: belangstelling tonen bij eigen activiteiten

Hoeveel tijd kost deze functie gemiddeld?

Gemiddeld 2 – 3 uur per week

Vacatures

Functieomschrijving voorzitter hoofdbestuur

Lees hier.

.

Functieomschrijving secretaris hoofdbestuur

Lees hier.

.

Functieomschrijving bestuurslid communicatie

Lees hier.

.

Functieomschrijving bestuurslid sportbeleid

Lees hier.

.

Functieomschrijving kantinewacht

Lees hier.
.

Functieomschrijving barvrijwilliger

Lees hier.

Hoe gezond is Thor?

Blijf gezond! Dat is het huidige motto. Maar hoe gezond is THOR eigenlijk, financieel gemeten? En wat is de invloed van Corona op de inkomsten en uitgaven van THOR? Blijft THOR financieel overeind? De laatste vraag is direct positief te beantwoorden: THOR blijft overeind.

Inkomsten van de vereniging in normale tijden

De totale begroting bedraagt ca. € 240.000, waarvan ongeveer 2/3 contributie-inkomsten zijn. De overige inkomsten komen van de bar, evenementen, zoals Avondvierdaagse en Halve Marathon, sponsoring en verhuur van de accommodatie. Ieder kwartaal wordt er ca. € 40.000 aan contributie geïnd, en die kunnen we niet missen, niet in normale tijden, en zeker niet in Corona tijd.

Wat is het effect van Corona?

Eerst bekijken we de inkomsten:

De overige inkomsten zijn onmiddellijk weggevallen. Met een dichte bar, afzeggen van de Avondvierdaagse en de Halve Marathon en geen verhuur van accommodatie zijn die inkomsten nul geworden in het 2e kwartaal: samen genomen is dat een fors negatief bedrag van ruim € 40.000 ten opzichte van de begroting. Dat geld zijn we kwijt en komt niet terug. Als de bar dicht blijft in het 3e kwartaal, is het negatieve effect ongeveer € 15.000, ofwel € 5.000 per maand. In een half jaar is het totaal dus minstens € 55.000 negatief.

Belangrijk om op te merken is dat de contributie-inkomsten in het 2e en 3e kwartaal op een normaal niveau zitten. Opzeggingen liggen op een normaal niveau. Niet onverwacht, de inschrijving van nieuwe leden blijft natuurlijk wel achter bij de vorige perioden, en dat kan gevolgen hebben voor de nabije toekomst, maar nu is de invloed nog beperkt.

Dan naar de uitgaven:

Het stilvallen van de activiteiten van de afdelingen uit zich direct in een positief effect van het wegvallen van kosten van trainers van ongeveer € 18.000 per kwartaal.

Uiteraard probeert de vereniging de algemene, variabele, kosten te beperken, zoals die van zaalhuur, schoonmaak, energie, onderhoud bar, algemene verenigingskosten etc. Stel een besparing van is mogelijk € 10.000 per kwartaal. De vaste kosten zijn verder aanzienlijk en er kan bijna niet op bespaard worden. Denk daarbij aan salariskosten (verenigingsmanager en gym trainers), huur atletiekbaan en witte honk, verzekeringen, beveiliging, zakelijke lasten, afschrijvingen, abonnementen etc. Bij elkaar kan THOR dus per kwartaal mogelijk € 28.000 besparen aan kosten.

Netto resultaat

Uit het bovenstaande blijkt dat in de situatie dat THOR stil ligt en er helemaal geen activiteiten zijn, het netto effect van Corona op het financiële resultaat klein is. Op termijn van een half jaar wordt het verlies van inkomsten, € 55.000, gecompenseerd door afname van de kosten, € 56.000. Dit is echter onder de aanname dat de contributie-inkomsten op niveau blijven. En let op: er liggen schattingen aan ten grondslag, en e.e.a. moet nog waargemaakt worden.

 

Geleidelijk heropstarten van activiteiten

We zullen gaan zien wat het effect is van het geleidelijk herstarten van de activiteiten. De afdelingskosten incl. trainerskosten zullen gaan toenemen. Ook de algemene verenigingskosten zullen weer stijgen. Hygiëne en schoonmaak moeten mogelijk herbezien worden, en kosten kunnen zelfs toenemen ten opzichte van de voorgaande periode. De vereniging investeert onder meer in geschikte EHBO sets en in faciliteiten en middelen voor handdesinfectie.

Hopelijk kan de bar weer snel open, maar te verwachten is dat de omzet en inkomsten ervan mogelijk langere tijd nodig hebben om te herstellen. Te verwachten is dus dat de kosten voor de baat uit gaan lopen. In het dichten van het verschil van uitgaven en inkomsten kan de overheid helpen.

Tegemoetkoming van de overheid

Gelukkig ondersteunt de overheid ook verenigingen zoals THOR met specifieke programma’s. THOR is in feite een klein bedrijf met personeel en eigen omzet.  THOR heeft al kunnen profiteren van twee programma’s van de overheid voor tegemoetkoming in de schade door Corona ontstaan. Een tegemoetkoming in de vaste lasten van € 4.000 is al ontvangen vanuit de beleidsregel TOGS, en ongeveer € 5.000 wordt uitgekeerd als tegemoetkoming in salariskosten voor het 2e kwartaal, vanuit de Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW). Aangekondigd is een NOW 2.0 voor het 3e kwartaal, wat mogelijk nogmaals ongeveer € 5.000 oplevert. In het vat lijkt verder te zitten een gemeentelijke subsidie (gefinancierd door de rijksoverheid) om tegemoet te komen in de kosten van baanhuur in de periode dat de baan niet of slechts gedeeltelijk gebruikt kan worden. Voor THOR gaat het hier om aanzienlijke bedragen en zij geven extra financiële zekerheid.

De tegemoetkoming van de overheid hoeft ons niet zozeer te helpen in de achterliggende periode van stilstand, maar is juist relevant voor de komende periode van het geleidelijk weer laten draaien van de vereniging, met stijgende kosten en mogelijk nog tegenvallende opbrengsten.

 

We maken de balans op

Zoals blijkt uit het voorgaande blijft THOR in een periode van absolute stilstand overeind, mits de contributie-inkomsten overeind blijven. Zo’n periode kan natuurlijk niet te lang duren. Gelukkig is THOR financieel gezond, tenminste op korte termijn. En als met een toename van de bedrijvigheid binnen de vereniging, de bar weer begint te draaien, geeft dat de benodigde financiële ruimte. De subsidie van de overheid geeft daarbij extra ruimte in onzekere tijden.

De echte financiële balans maken we aan het eind van het jaar op. Dan gaan we bekijken hoe het staat met de opschaling van activiteiten, daaruit volgende baten en lasten voor THOR, en welke afspraken er gemaakt kunnen worden, in de ALV, over contributieheffing naar de toekomst toe. Maar ook om te bekijken of er over de afgelopen periode een tegemoetkoming mogelijk is. Vooralsnog blijft echter het parool: jullie zelf èn jullie contributie kunnen we als THOR niet missen, geen dag!

Frank Altena, penningmeester

Mei 2020

Uitstel Algemene Ledenvergadering

Helaas kan de ALV van 29 juni 2020 geen doorgang vinden als gevolg van de Corona crisis. Deze ALV wordt verplaatst naar maandag 26 oktober 2020 aanvang 19:30 uur.

In artikel 16 van de Statuten wordt aangegeven dat er een algemene ledenvergadering binnen 6 maanden na het jaareinde dient plaats te vinden om daarin het jaarverslag en jaarrekening goed te keuren. Vanwege Corona is het echter niet mogelijk om met grote groepen mensen bijeen te zijn. de Nederlandse overheid heeft met een noodwet e.e.a. aangepast, waardoor deze termijn van 6 maanden te verlengen is met maximaal 4 maanden. Vandaar de datum 26 oktober 2020.

Er komt daarna geen ALV in november, dus zal in oktober ook de begroting 2021 van arsv THOR worden vastgesteld.

Indien vragen over dit graag per mail naar secretaris@thor-roosendaal.nl