Bankzaken
Administratief verwerken van negen bankrekeningen (hoofdrekening, afdelingen, Halve marathon en Avond4daagse, contributierekening en een spaarrekening) d.m.v. inlezen van bankafschriften
Betalingen direct via bank (niet als factuur)
Inkoopfacturen
Circa vijfhonderd inkoopfacturen op jaarbasis
a. Invoeren facturen in Trello (Trello = procesondersteuning)
b. Coderen, boeken en klaarzetten facturen in bank
c. Het fiatteren van de betalingen die klaargezet zijn in de bank
Verkoopfacturen
Circa 140 facturen op jaarbasis. Facturen worden gemaakt door Ria
Gegevens worden aangereikt door Ver.Manager, HalveMarathon, Fondsenwerving, etc.
a. Wordt uitgevoerd door TF (JS, TvZ)
b. Verzending van facturen via MAIL na controle PM
c. Debiteurenbewaking door TF (TvZ)
Kas
Er is nauwelijks contant geld in omloop bij THOR.
Interne consumptiebonnen
Bijhouden uitgifte consumptiebonnen (door VM)
Kwartaal overzicht en doorbelasten naar afdelingen via overboekingen
Maximaal 10 uitgiften per kwartaal
a. Wordt uitgevoerd door TF (VM, JS)
b. PM belast de gebruikers voor het intern verbruik aan de hand van opgave TF
Begroting en jaarrekening
a. Opmaken concept begroting, bespreken bestuur, aanpassen en publicatiestukken voor ALV
b. Voorstel contributie op basis van voorliggende begroting
c. Opmaken jaarrekening aan de hand van administratie sportlink.
d. Maken van voorafgaande journaalposten (voorraden, afkoopsommen, correctieboekingen, afschrijvingen adhv activastaat
PM: gevraagde vaardigheden
a. Conceptueel denken in cijfers
b. Spreadsheet vaardigheden
c. Beleid omzetten in cijfers; kostprijsberekeningen
d. Overleg kascontrole commissie
Belastingzaken
Opstellen BTW aangifte (per kwartaal)
Wordt uitgevoerd door TF (MM en JS) PM fiatteert de klaargezette betaling
Salarisadministratie
- Betalen netto loon en loonheffing
Wordt uitgevoerd door PM aan de hand van opgave van TF (MT)
- Salarisadministratie en loonaangifte
Wordt uitgevoerd door TF (MT)
Verontreinigingsheffing en rioolheffing (digitaal/jaarlijks)
Wordt uitgevoerd door PM
Communicatie
1. Penningmeesters afdelingen (4x) en Evenementen (2x) werkgroepen (cashless, barbeheer, ledenadministratie) doorlopend beschikbaar via telefoon, Slack, g-drive
2. per kwartaal bevoorschotting lopend jaar
Wordt uitgevoerd door PM
3. Bestuur: 1 x per maand vergadering (vier uur per vergadering, incl. voorbereiding)
4. Aanspreekpunt/overlegstructuur Verenigingsmanager
5. Communicatie en slack afhandeling (15 min per dag)
ledenadministratie/contributie-inning:
- Ledenadministratie (sportlink) wordt uitgevoerd door TL (team ledenadministratie)
- Periodiek overleg met ledenadministrateur inzake openstaande posten, contributievragen/perikelen en incasso-opdrachten (gerechtsdeurwaarder)
Budgethouder fondsen derden (Fit route)
Wordt uitgevoerd door PM
Subsidies
Penningmeester is contactpersoon bij gemeente voor aanvragen en indienen subsidies
Ledencertificaten
Jaarlijks uitloting eindcijfer, jaarlijks terugbetalen uitgelote certificaten, Jaarlijk uitbetalen van rente
Wordt uitgevoerd door TF (JS); klaargezette betalingen worden gefiatteerd door PM